Microsoft One Note - program do tworzenia notatek - recenzja

Microsoft One Note - ekran startowy aplikacji Windows 8.1

One Note jest programem firmy Microsoft, wchodzącym w skład popularnego na całym świecie pakietu biurowego Microsoft Office. W przypadku jego najnowszej odsłony, Office 2013 / 365, program dostępny jest w każdym jego wariancie. Mamy również możliwość zakupu samego One Note, bez pozostałych aplikacji pakietu (nie jest to zbyt opłacalne - sam program w tym wypadku kosztuje aż ponad 500 zł).

One Note jest dostępny również na urządzenia mobilne (w przypadku systemów Android i iOS musimy mieć aktywny abonament Office'a 365, zaś korzystając z Windows Phone nie ma takiej konieczności). Dla użytkowników Windowsa 8.1 oddano również do dyspozycji bezpłatną wersję programu, stworzoną głównie z myślą o obsłudze na urządzeniach z dotykowym ekranem. Co prawda edycja ta pozbawiona jest wielu przydatnych funkcji, jednak pozostaje mieć nadzieję, że zostaną one wprowadzone wraz z kolejnymi aktualizacjami aplikacji. Dodatkowo, każdy posiadacz konta Microsoft, logując się do usługi Skydrive przez przeglądarkę ma dostęp do webowej wersji aplikacji One Note, dzięki czemu wgląd i edycja notatek możliwy jest na każdym urządzeniu z dostępem do Internetu.

Aplikacja desktopowa

Interfejs desktopowej wersji programu One Note zbliżony jest do tego, znanego z pozostałych programów pakietu Office. Mamy tu więc wstążkę, na której funkcje aplikacji podzielono na kategorie: Narzędzia Główne, Wstawianie, Rysowanie, Historia, Recenzja oraz Widok. Jednak zaczynając pracę z programem najlepiej jest utworzyć nowy notes (sugeruję tu zapisanie go w usłudze Skydrive, tak, aby można było z niego korzystać również na innych komputerach). Przydatną funkcją jest również udostępnianie utworzonych notesów tak, aby mogły go edytować wskazane przez nas osoby. Nic oczywiście nie stoi na przeszkodzie, aby robiły to w tym samym czasie. Nie jest również problemem korzystanie z kilku, a nawet kilkunastu notesów jednocześnie.

Każdy notes podzielony jest na sekcje (które możemy grupować w grupy sekcji) a każda sekcja może zawierać dowolną ilość stron i podstron. Dzięki takiemu rozwiązaniu możliwe jest łatwe i szybkie segregowanie notatek. Nawet jeśli popełnimy przy tym błąd, nie ma najmniejszego problemu z przeniesieniem, czy nawet skopiowaniem notatki do innej sekcji czy też notesu.

Wracając do interfejsu, w kategorii Narzędzia Główne znajdziemy funkcje służące do formatowania tekstu, dodawania znaczników (służą one do ułatwienia wyszukiwania i wyróżnienia konkretnych fragmentów notatki, lub jej całej). W Narzędziach Głównych znajdziemy również opcję wysłania notatki pocztą e-mail oraz utworzenia spotkania.

W kategorii Wstawianie możemy skorzystać z możliwości wstawiania odstępu, tabeli, wydruku pliku (do tej funkcji mamy również z dostęp z każdej innej aplikacji. Wystarczy, że wydamy jej komendę drukuj a jako drukarkę wybierzemy "drukuj do programu One Note". Na "wydrukowanym" w ten sposób pliku w bardzo prosty sposób możemy nanosić własne notatki, co jest niemożliwe na przykład w przypadku większości plików pdf. Bardzo ważną rzeczą jest również to, że treść takiego "wydruku" może być przeszukiwana z użyciem mechanizmu OCR, rozpoznającego tekst). Do dyspozycji użytkowników oddano również możliwość wstawiania arkusza kalkulacyjnego Excel bezpośrednio do notatnika. Standardowo wstawiać możemy również obrazy, zarówno z dysku, jak i ze skanera czy też sieci Internet. Ciekawą funkcją jest za to wstawianie wycinka ekranu. Po aktywowaniu tej opcji ekran staje się lekko zaszarzany a my zaznaczamy, jaki fragment ekranu ma zostać skopiowany. Funkcja ta jest bardzo przydatna przy tworzeniu notatek. Na przykład planując wakacje, możemy bardzo szybko wstawić prognozę pogody ze strony internetowej, czy też interesujący nas fragment mapy. Wstawiać można również datę i godzinę, łącze, symbole a także równania. Możemy również wybrać jeden z najczęściej wstawianych wzorów. Takie rozwiązanie znacznie ułatwia i przyspiesza pracę. Do notesu możemy również w prosty sposób wprowadzić nagranie dźwięku i wideo.

W zakładce Rysowanie znajdziemy szereg pisaków i zakreślaczy, wstawiania kształtów oraz przekształcania pisma odręcznego na tekst i równania matematyczne. Szczególnie przydatna jest ta druga opcja, dzięki której w bardzo prosty sposób możemy wprowadzać nawet skomplikowane zapisy matematyczne.

W części Historia mamy wgląd w przebieg edycji notesu, również z uwzględnieniem poszczególnych użytkowników. Znajduje się tu również kosz notesu, w którym znajdują się usunięte elementy. Taka konstrukcja sprawia, że przypadkowe usunięcie notatki czy sekcji nie będzie aż tak kłopotliwe.

Recenzja jest miejscem, w którym sprawdzimy pisownię, skorzystamy z Tezaurusa, czy też encyklopedii online. Możemy również skorzystać z funkcji tłumaczenia (działa ona w oparciu o usługi Bing) a także założyć hasło na bieżącą sekcję, dzięki czemu dostęp do niej będą miały jedynie uprawnione osoby (warto zauważyć, że zabezpieczone sekcje są szyfrowane a ich podgląd i edycja nie są dostępne w aplikacjach mobilnych, bezpłatnej aplikacji na Windows 8.1 ani w aplikacji webowej na skydrive.com).

W ostatniej sekcji - Widok,  możemy zdecydować o kolorze strony, liniaturze, rozmiarze, stopniu powiększenia a także zadokowaniu do pulpitu (ta opcja jest szczególnie przydatna w przypadku pracy z kilkoma aplikacjami jednocześnie).

Najważniejszą funkcją One Note jest jednak moim zdaniem przeszukiwanie notatek w czasie rzeczywistym. Wystarczy, że zaczniemy wpisywać wyszukiwany tekst w polu znajdującym się w prawej części ekranu, aby wyniki pojawiały się od razu poniżej. Co ciekawe, przeszukiwane są zarówno treści wprowadzane przez użytkownika, ale również te znajdujące się na wstawionych obrazach (OCR). Dzięki temu, nawet bałaganiarze, osoby, które nie sortują notatek, mogą łatwo znaleźć to, czego w danej chwili potrzebują a następnie korzystając z wbudowanych funkcjonalności przesłać to e-mailem czy wyeksportować do pliku pdf.

Wygodną rzeczą jest również to, że notes jest jak brudnopis, możemy pisać i rysować w absolutnie dowolnym miejscu a każdą z wprowadzonych rzeczy później dowolnie przenosić. Również tworzenie prostych tabel jest maksymalnie uproszczone, wystarczy, że wpiszmy tekst, naciśniemy klawisz [tab] a zostanie utworzona tabela. Kolejna wciśnięcie klawisza [tab] wprowadza kolejną kolumnę a klawisz [enter] wstawia nowy wiersz. One Note potrafi również automatycznie obliczać proste działania matematyczne, wystarczy, że je wprowadzimy (np. 2+2=) i naciśniemy klawisz [enter] a program wyświetli jego wynik. Co ciekawe, zachowuje przy tym kolejność wykonywania działań.

Wersja Windows 8.1

One Note dla systemu Windows 8.1 dostępny jest do bezpłatnego pobrania ze sklepu z aplikacjami Modern. Stworzony jest z myślą o obsłudze przy pomocy dotyku, zamiast standardowej wstążki obsługiwany jest przez ciekawie zaprojektowane i wygodne menu w formie koła. Program otwiera notatki (lub tworzy) synchronizowane z usługą Skydrive. Niestety zabrakło w nim wielu przydatnych funkcji, zawartych w jego desktopowym wydaniu. Z drugiej jednak strony ta wersja aplikacji jest bezpłatna i do większości prostszych zastosowań powinna wystarczyć. Jednak w przypadku, gdy One Note ma być używany nie do tworzenia planów wycieczek, czy listy zakupów a do nauki czy studiowania, a więc gromadzenia ogromnej ilości notatek, obrazów, skanów, następnie ich prostego przeszukiwania, zdecydowanie polecam dużo bogatszą w funkcje, wersję desktopową.

Wersja Windows Phone 8

One Note w wersji dla telefonów pracujących pod kontrolą systemu Windows Phone 8 pozwala na podgląd notesów zapisanych w usłudze Skydrive (wszystkich poza tymi chronionymi hasłem) a także prostą ich edycję. Niestety ogranicza się ona do wstawiania nagrań, obrazów i tekstu, nie ma możliwości wstawiania pisma odręcznego, czy też rysowania. Jednak to, co najważniejsze, synchronizacja w chmurze działa bez zarzutów.

Podsumowanie

One Note jest moim zdaniem najbardziej rozbudowanym programem do tworzenia notatek i zarządzania nimi. W moim przypadku, korzystam z niego o wiele częściej niż z pozostałych aplikacji pakietu Office a to za sprawą sprawnego mechanizmu wyszukiwania i ogromnej swobody. One Note jest programem ułatwiającym naukę, pracę i gromadzenie pomysłów a ilość jego zastosowań ogranicza jedynie nasza wyobraźnia i pomysłowość. Gorąco polecam.